Apresentações-Empresariais

Entrevista “Apresentações Empresariais” com Ney Pereira* – Baseada na palestra  feita no Grupo Vistage – Cláudio da Rocha Miranda

Certamente, uma das maiores habilidades que um gestor pode ter é a de fazer uma boa apresentação. Ela é o passaporte para se vender uma ideia, projeto, produto ou um serviço. Em algumas circunstâncias a forma e não o conteúdo da apresentação faz toda a diferença. A diferença entre fechar ou não fechar um negócio, entre a venda e a não venda, entre ganhar ou perder. Mais importante ainda: a impressão que causamos no nosso interlocutor se dá, ou não, em pouquíssimos segundos no máximo em pouquíssimos minutos. Ney nos fala da importância da preparação, de conhecermos bem aquilo que vamos apresentar. No entanto, ressalta que isto só não basta. Aliás, se quisermos “encher” nosso interlocutor de informações, que na maioria das vezes nos gabamos de ter, podemos naufragar. O que importa mesmo, respeitado o pré requesito do saber, é como se expõe aquilo que se sabe. É isto que é decisivo para alcançarmos o nosso objetivo. Ele estabelece diferenças importantes entre uma apresentação acadêmica, uma aula, uma palestra e uma apresentação empresarial. Nosso foco, a apresentação empresarial, é a mais difícil delas. Ela pressupõe o  “monólogo persuasivo” – aquele que acontece antes de uma negociação. Ney falou-nos sobre os cuidados que precisamos ter com a “mensagem secundária” ou “paramensagem” que algumas vezes enviamos, sem saber. Conta sobre o quanto escutamos mais com os olhos do que com os ouvidos; sobre a mania que temos de pedir desculpas, numa apresentação. Enfatiza a importância de sabermos o que fazer para  não desperdiçar, quando nos concedem, aquilo que mais valioso existe para todos, nos dias de hoje: tempo e atenção. Creio que sua fala foi muitíssimo valiosa para os membros do grupo, e aproveito este espaço para aprofundar algumas questões sobre esta tão sofisticada arte do ser obter sucesso numa apresentação empresarial.

Confiram:

1. CRM: Existe diferença entre ser um bom apresentador empresarial e ser um bom vendedor? Todo bom apresentador é um bom vendedor?

Ney: O bom apresentador, só é bom porque sabe vender bem a sua ideia. O bom vendedor, só é bom porque saber vender bem seu serviço ou produto, ou seja, uma ideia. Então temos a mesma matéria prima. A diferença, na prática, relaciona-se ao cenário e ao tipo de plateia em cada situação – apresentação institucional ou apresentação comercial.

2. CRM: Quais as diferenças entre os diversos tipos de apresentação?

Ney: Todas as vezes que estamos falando pessoalmente ou virtualmente para um grupo de pessoas, com o objetivo de informar, persuadir e/ou entreter estamos fazendo uma apresentação ou fala pública. Então podemos classificar as apresentações dependendo do objetivo, cenário entre outras características. Por exemplo, uma aula é uma fala pública – geralmente dividida em encontros –  que tem o objetivo de ensinar. Quando o indivíduo fala para um grupo maior de pessoas, uma única vez, por meio de um evento do tipo seminário, conferência, mesa redonda, encontro entre outros, trata-se de uma palestra. Se o objetivo for convencer, persuadir, enfim, vender uma ideia no meio corporativo, estamos diante de uma apresentação empresarial. Ou seja, de um “monólogo persuasivo” que antecede uma negociação.

3. CRM: Você distinguiria duas ou três falhas mais frequentes e que mais danos causam à uma apresentação empresarial?

Ney: Não se preocupar em fazer um rigoroso briefing para entender exatamente o escopo e a real necessidade de quem ouvirá a apresentação é o mais grave e comum. Preocupar-se – o apresentador – com o seu projeto e, portanto, no que deve falar – sobre o seu projeto – sem se preocupar com o que realmente interessa do seu projeto para quem está ouvindo consiste em outra falha gravíssima.

4. CRM: Ney, as pessoas não escutam, necessariamente, com os ouvidos mas com os olhos. Esta frase está em seu livro. O que exatamente isto significa?

Ney: Significa que o cérebro humano possui um “detector de mentiras”. Ele percebe quando existe algo errado. Por exemplo, insegurança por parte do apresentador, falta de entusiasmo ou falta de sinceridade. A plateia não traduz o significado semântico das palavras do apresentador, ela interpreta a intenção do discurso. Expressão facial, olhar, postura, ritmo respiratório, velocidade e tom de voz, entre outros, fazem parte da “audição”. Assim tão importante quanto O QUE falar é COMO falar.

5. CRM: Salvo engano, Churchill utilizava-se deste artifício para manipular a atenção dos seus ouvintes. Conte para nós de que forma ele fazia isto?

Ney: Citei em meu livro – baseado em outra obra –  uma história bastante conhecida a respeito da estratégia que Winston Churchill utilizava quando queria desviar a atenção da plateia quando seus oponentes discursavam no Parlamento. Ele acendia e colocava um alfinete em seu charuto. Enquanto a extremidade acesa queimava, a audiência não conseguia tirar os olhos do charuto, na esperança de que a cinza caísse, o que não acontecia em função do alfinete. Ele sabia que os olhos sempre vencem a batalha da atenção, assim não conseguiam se concentrar no outro discurso. Esse fato se repete no dia a dia das apresentações. O apresentador deve certificar-se se não há “um charuto” desviando a atenção da plateia. Poderíamos exemplificar “um charuto” como um slide “aceso”cheio de textos enquanto o apresentador fala.

6. CRM: É verdade que temos muito pouco tempo para comunicar e convencer nosso interlocutor, daquilo que desejamos? Existe um tempo médio, aproximado, para tal?

Ney: Podemos considerar que o suprassumo da atenção consiste na possibilidade de mobilizarmos vários sentidos em uma única direção – informação. Uma tarefa extremamente difícil e que requer diversas condições -pré-requisitos- extremamente favoráveis. Consequentemente a capacidade de mobilização – para a atenção – apresenta uma relação inversamente proporcional ao tempo. Ou seja:  informação mais curta e objetiva, oferece maior probabilidade de ser assimilada. Baseado nessa premissa, comerciais de televisão não ultrapassam trinta segundos, o que garante uma comunicação muito mais eficaz.  Podemos – e devemos – transferir esse raciocínio para apresentações quando queremos vender ideias. Se for possível – e é! –  devemos falar o principal, o fundamental, o imprescindível entre trinta segundos até um minuto inicial. O objetivo é o de gerar interesse e assim, “ganhar mais bônus de atenção” por um tempo maior. Mas cuidado: apresentações empresariais acima de quinze minutos começam a se tornar insuportáveis!  

7. CRM: Em sendo assim, como fazer com a fase introdutória, com o quebra gelo, aparentemente muito recomendado?  Alguma dica?

Ney: Você precisa conquistar o interesse da plateia logo nos primeiros minutos. Essa adesão possui forte componente emocional, ou seja, a plateia precisa “gostar” do apresentador e precisa ter certeza de que terá algum benefício – o que ganhará? –  para querer ouvi-lo até o final.  Imagine o cérebro da plateia como se fosse um vídeo game. Imagine o apresentador com o controle na mão tentando conquistar fases.

Fase 1 – Ganhe a simpatia da plateia – cumprimente-a de forma sincera e simpática.

Fase 2 – Qualifique-se e ganhe respeito – por autoridade – da plateia.

Fase 3 – Apresente os benefícios – o que a plateia vai ganhar – e ganhe interesse para ser ouvido até o final.

8. CRM: O que, exatamente, ocorreu no famoso debate entre os candidatos Nixon e Kennedy quando concorriam à presidência dos EUA, em 1960? Parece que, segundo as pesquisas, um venceu na TV outro no rádio?

Ney: Houve um debate transmitido pela televisão e rádio simultaneamente no qual Nixon apresentava claras evidências de cansaço ratificadas por sua aparência malcuidada, expressão facial e desleixo com a roupa. Do outro lado estava Kennedy aparentando segurança, sempre sorridente e com uma impecável aparência.  O resultado foi surpreendente: quem ouviu o debate pelo rádio considerou Nixon o melhor, mas quem assistiu pela televisão considerou Kennedy o melhor. Kennedy soube usar o recurso visual para se comunicar.

9. CRM: E o Power point? Virou febre? ! Ele é útil ou acaba atrapalhando mais do que ajudando, uma apresentação?

Ney: Tem aumentado muito a resistência – de plateias –  a apresentações com Power Point. Costumam considerar – o PowerPoint – como um prenúncio para uma entediante e exibicionista “aula de projeto” ou então uma “leitura pública de relatório iluminado”!

Por outro lado, há situações nas quais o recurso visual auxiliar – Power Point – ajuda bastante, como mostrar um gráfico, organograma, fluxograma ou imagem de um objeto ou local, por exemplo. Entretanto, mesmo que seja  uma boa alternativa –  a utilização do recurso – é preciso levar em consideração a viabilidade. Ou seja: será que haverá um projetor disponível? O local é adequado para projeções? Terei tempo para projetar? Entre outros. Do contrário, a utilização do recurso só servirá para irritar a plateia e atrapalhar a apresentação.

10. CRM:  Quando precisamos fazer uma apresentação no estilo “face to face” devemos ou não utilizá-lo?

Ney:  O melhor recurso é a verdade. Essa -verdade – é projetada através dos olhos apaixonados de um eloquente apresentador. Entretanto, se houver uma grande necessidade de apresentar imagens, então nesse caso, o mais adequado é levar as – poucas imagens – em um tablet (ou celular) ou impressas.

11. CRM: Nos preparamos para fazer nossa apresentação no Power Point. Faltou público ou faltou um Data Show, na hora. Qual a importância de um plano B?

NeyRaramente a vida real acontece exatamente como imaginado no planejamento. Ou seja, o planejamento deve contemplar a possibilidade de as coisas não acontecerem exatamente como imaginado.  As vezes o apresentador terá que apresentar para uma pessoa diferente da que pensou que fosse assistir, as vezes o local é outro, as vezes o tempo – para a apresentação – é diferente do combinado, as vezes – em cima da hora – pedem para que seja apresentado somente um aspecto ou até outro assunto. Então o risco diminui dependendo de como o apresentador se prepara. A preparação mais segura é aquela que contempla o conhecimento – por meio de estudo – total e irrestrito sobre o assunto a ser apresentado. A partir daí, monta-se uma apresentação, baseada nas informações como local, público entre outras.  Então, o apresentador deverá estar ciente de que se tudo acontecer conforme o planejado será maravilhoso, mas se algo acontecer de forma diferente, será maravilhoso também, pois ele conhece muito bem o assunto.
Dica: se as imagens forem fundamentais como reforço da sua apresentação, prepare uma apresentação no tablet ou com as imagens impressas. Assim evitará o risco do projetor não funcionar e atrapalhar seu plano.
 

12. CRM: Aspectos culturais como gesticulação podem influenciar em uma apresentação?

Ney: Em um mundo extremamente globalizado é legítima a preocupação que devemos ter com determinados comportamentos que, para nós podem ser comuns, mas que, para outras culturas podem se caracterizar como manifestações desrespeitosas.  Então, se estamos no Brasil, falando para brasileiros o que se espera é que a gesticulação, por exemplo, sirva para enfatizar o principal aspecto de cada mensagem. Assim, o mesmo não deve ser repetitivo, exagerado ou inexistente. Há locais, culturas, em que apresentações são feitas praticamente sem gesticulação, no oriente, por exemplo. Outros povos costumam dar bastante ênfase na gesticulação: italianos são bons exemplos. Um aspecto relevante quando se pensa em diferenças culturas está ligado ao significado de um gesto em diferentes países. O “V” de vitória, por exemplo, é um gesto que quando feito com a palma da mão voltada para trás significa uma ofensa na Inglaterra. Se você quiser entregar um cartão para um japonês, por favor, o faça com as duas mãos. Se você quiser desejar boa sorte a um Vietnamita, não cruze os dedos, pois o estará ofendendo. Esses são exemplos da importância de nos prepararmos bem se quisermos expandir nosso universo profissional.

13. CRM: Existe alguma interferência na idade e experiência de vida para a comunicação fluir melhor na empresa?

Ney: Estamos vivenciando um verdadeiro caos de relacionamentos nas empresas. O motivo é que, pela primeira vez três gerações – baby boomers, geração X e geração Y – têm que dividir o mesmo teto – ou a mesma mesa! Essas pessoas costumam apresentar comportamentos e atitudes diferentes diante dos mesmos problemas. O motivo, é a diferente percepção de cada um – crenças e valores –  devido a experiências e histórias de vida diferentes. Começar e terminar uma carreira profissional na mesma empresa, por exemplo, é muito importante, uma meta para um baby boomer. Ser promovido e aumentar o poder é consequência natural e obrigatória para o X, já o Y, quer realizar projetos e esperar por um novo desafio, nem que seja em outra empresa. Sem querer defender posições, afinal sou um X simpatizante de Y, devemos entender que esse fenômeno afeta diretamente os relacionamentos por meio da má comunicação. Uma situação clássica acontece quando um geração Y tem que fazer uma apresentação a um baby boomer ou X. Geralmente a aparência um tanto quanto informal – ou desleixada – e quase falta de empatia, sentenciadas pela plateia, costumam influenciar nas decisões. Já o excesso de preocupação com a hierarquia e respeito a etapas do processo para as tomadas de decisão defendidas pelo X costumam irritar um Y mais ansioso. Fica aí um alerta acerca de uma crescente demanda – gestão de comunicação entre as gerações – a ser trabalhada pelos gestores de RH.

14. CRM: A vaidade do apresentador poderá leva-lo a uma autoimagem equivocada?

Ney: Certamente quando o apresentador considera que o mais importante é ele e não a sua aquilo apresentação.  Quem avalia seu desempenho, sempre será a plateia.

15. CRM: Isto tem a ver também com a sua roupa?

Ney: Sim, a roupa, assim como a aparência como um todo é um forte marcador – de juízo – que influencia na receptividade boa ou ruim da plateia. Portanto o apresentador deverá estar vestido de forma a não causar estranheza –  seja por inadequação, seja por excessos –  que possam levar a distrações. A roupa deverá ser adequada, ou seja, deverá ser um equilíbrio entre a plateia – como a plateia estará vestida? –, entre o estilo do apresentador – o cuidado para não se travestir e parecer uma caricatura – e a marca a qual está representando – a empresa é tradicional, contemporânea? Então a regra sempre será o bom senso.

16. CRM: Ney, para finalizar me parece enorme a importância das empresas capacitarem seus profissionais para que estes façam boas apresentações. Isto sempre ocorre?

Ney: Costumo a dizer que a não capacitação, é como nadar e morrer na praia! É impressionante o quanto se investe em desenvolvimento de tecnologias, em propaganda e marketing para que uma empresa se estabeleça e tenha credibilidade. Mas quando a mesma –  empresa –  precisa ser representada – geralmente para clientes e formadores de opinião – acontecem, em muitos casos, apresentações enfadonhas, irrelevantes e amadoras. Assim a imagem da empresa fica comprometida e projetos sensacionais podem não ter seu valor percebido. Ou seja, todo um trabalho pode ser colocado por agua abaixo ou pela falta de adequação de uma apresentação e ou pela falta de habilidade de um apresentador. Outra situação comum é o tempo que se perde em reuniões improdutivas e prolixas. Ao invés de se discutirem soluções são verdadeiras seções de “leitura pública de relatórios iluminados”. Perde-se tempo, dinheiro e oportunidades. A empresa precisa encarar suas apresentações de forma profissional e responsável.

*Ney Pereira
– É Especialista em Marketing e Neurociência Pedagógica.
– Autor dos Livros “Apresentações Empresariais – Além da Oratória – Campus Elsevier; “Seja um professor nota 10” – Livre Expressão; Autor do Método Heutagógico de aperfeiçoameno de docentes – Programa Prof. Nota 10 – Ney Pereira Comunicação.
– Professor convidado da disciplina de Comunicação Empresarial do Mestrado Executivo da Escola Brasileira de Administração de Empresas da FGV. 
–  Idealizador do Método Multidisciplinar para o Treinamento de Docentes aplicando-o, desde 2005, no Programa de Aperfeiçoamento de Docentes da Fundação Getúlio Vargas (FGV – Management – RJ e SP). 
– Responsável por cursos e workshops de Comunicação para Docentes e Comunicação Empresarial no Instituto de Ensino e Pesquisa do Hospital Israelita Albert Einstein. 
– Responsável pela formação de docentes (Programa Professor Nota 10) Projeto Escola de Tempo Integral pela Secretaria Estadual de Educação de São Paulo. 
– Professor do curso FGV CEO Internacional. 
– Autor do curso de Comunicação Empresarial da FGV online.
– Professor projetista do Curso de Pós Graduação em Administração pela FGV.
– Professor da disciplina Comunicação Interpessoal e Técnicas de Apresentações do MBA em Marketing da FGV.
– Responsável pela disciplina de Apresentações Corporativas do curso de formação de gestores do COB (Comitê Olímpico Brasileiro). 
– Responsável pela capacitação em dos profissionais do Instituto Olímpico Brasileiro –  preparação de técnicos Olímpicos.
– Professor convidado dos cursos incompany da Fundação Dom Cabral.
– Foi responsável pela disciplina de Comunicação Empresarial do MBA em Gestão de Negócios do Ibmec RJ (prêmio “Melhores Professores de Gestão” 2006/01/02 , 2007/01/02, 2008/01/02, 2009/01 e 02).